Тайм-менеджмент – вещь относительно новая, но весьма нужная в повседневной жизни. Вам надоело тратить время попусту и корпеть над важными делами в последний день? Значит, нужно что-то менять, и начать лучше всего с планирования.

 

1. Поглотители времени

Время – важный и невосполнимый ресурс. И борьба с его поглотителями должна вестись правильно. Сперва нужно определить, к какому виду относится данный поглотитель. Всего их пять:

— Прерывающие события (звонки, письма);

— Время, потраченное впустую (ожидание, ненужные встречи);

— Хаос (плохое планирование, неверная расстановка приоритетов, неправильное хранение информации);

— Эмоциональные состояния (волнение, спешка, синдром откладывания, потеря интереса);

— Промахи в управлении и коммуникациях (неспособность сказать «нет», недостаточный контроль, нечеткая постановка задач).

С первой категорией бороться достаточно просто – необходимо выключить телефон, если вы садитесь за какое-то важное дело. Это поможет вам сфокусироваться на своей задаче. Дабы не тратить время впустую, можно совмещать важные дела и ожидание. К примеру, слушать аудиокнигу по дороге на работу и обратно. А третья и последующая категории решаются грамотным планированием.

 

2. Формирование цели

Поставленная цель должна соответствовать критериям SMART.

Specific – конкретный. Цель должна быть сформулирована четко и ясно. Не «заняться планированием своего времени», а «разобрать основные принципы тайм-менеджмента и применить их на практике».

Measurable –измеримый. Никакого промежуточного результата. Цель должна фиксироваться как достигнутая или нет. Не «выучить английский», а «поднять свой английский до уровня B2».

Achievable – достижимый. Цели должны быть реальны и в то же время амбициозны. Не стоит ставить перед собой задачу заговорить на английском через месяц, если вы не знаете даже элементарных правил грамматики.

Relevant – согласованный. Если же вы решились выучить английский, нужно ставить перед собой сразу несколько промежуточных задач, которые помогут вам в достижении главной. То есть, к цели «поднять свой уровень английского до B2» добавляются промежуточные: «освоить все английские времена и сделать по каждому пять упражнений», «прослушать и выучить наизусть десять английский песен» и «написать пять сочинений на разные тематики».

Time bound – определенный во времени. У цели должны быть определены промежуточные сроки и, конечно же, конечный срок, по прошествию которого вы поймете, выполнили ли вы поставленную перед собой задачу. Нет смысла изучать английский, если у вас нет конечного срока. Значит, не просто «написать пять сочинений на разные тематики», а сделать это за три недели.

 

3. Расстановка приоритетов

В вашем ежедневнике должны быть не только результативные цели, но и те, которые необходимо выполнить, даже если это не принесет никакой для вас пользы. К примеру, разобрать свой почтовый ящик. Вещь неинтересная и нудная, но важная, так как из-за захламленности вы можете пропустить действительно важное письмо.

Читайте также:  Люди которые сделали себя сами. Кто сделал себя сам?

Также, важно понять для себя насколько срочное у вас дело. Если же вы уверены в том, что если вы не сдадите реферат по физике до понедельника, то полученный неуд повлияет на вашу дальнейшую четвертную оценку – это определенно срочное дело, и выполнить его нужно как можно скорее, особенно, если на календаре воскресенье.

Чтобы определить важность и срочность дел и расставить приоритет, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра.

Возьмите лист и разделите его на четыре равных части, как показано на картинке. Необходимо заполнить каждый из квадратов вашими планами на неделю. Можно задавать себе вопросы касаемо каждого занятия:

— Какие задачи более всех приближают меня к выполнению главных целей?

— Могу ли я, выполнив одну задачу, решить несколько других?

— Выполнение каких задач вносит максимальный вклад в достижение целей подразделения?

— Выполнение каких задач принесет мне наибольшую награду?

— Невыполнение каких задач даст самые негативные последствия?

allowwonder, время, организация, планирование

1 квадрат: цели, которые нужно делать «любой ценой». Дела первой важности, их выполняем в первую очередь.

2 квадрат: промежуточные цели, которые помогут вам при достижении главной задачи. Также сюда можно отнести профилактические задачи – к примеру, ваш титульный лист для оформления рефератов устарел, и чтобы не переделывать его каждый раз заново, необходимо выделить время и сделать его верным заранее. Этот квадрат на втором месте по важности.

3 квадрат: выполнение этих задач первым делом создает атмосферу суматохи. Поэтому, к таким делам необходимо приступать лишь в третью очередь, когда дела из первых двух квадратов выполнены.

4 квадрат: поглотители времени и мелочи, которые отнимают у нас драгоценное время. Эти задачи выполняются в последнюю очередь, когда с основными важными делами покончено.

 

4. Алгоритм планирования

Шаг 1. Формирование списка дел.

— Сформулируйте задачи по SMART;

— Определите трудозатраты для каждой задачи (количество времени, которое вы на нее потратите).

Шаг 2. Расстановка приоритетов.

— Определите квадрат для каждой задачи;

— Поставьте промежуточные задачи, если они требуются.

Шаг 3. Фиксация событий в календаре.

— Отметьте «жесткие» дела, для которых уже известно точный срок;

— Зафиксируйте дела из первых двух квадратов;

— Оставьте резервное время.

 

Надеюсь, данный материал поможет вам грамотно планировать свое время и не тратить его зря. Удачи вам в ваших свершениях!

comments powered by HyperComments